Tydliga spelregler för ett viktigt betalningsflöde.

Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) gäller mellan Reglo Inkasso AB (”REGLO”) och den organisation som ingår avtal om REGLO:s tjänster (”Kunden”). För användning av mottagarportalen gäller dessutom avsnitt 5 för den person eller organisation som fått tillgång till ett ärende (”Mottagaren”).

Kundens order, offert eller annat huvudavtal, inklusive prisbilaga, servicenivå, personuppgiftsbiträdesavtal och eventuella särskilda instruktioner, är tillsammans ”Avtalet”. Vid motstridighet gäller i första hand undertecknad order eller särskilt huvudavtal, därefter personuppgiftsbiträdesavtalet för dataskyddsfrågor och sist dessa Villkor.

REGLO:s tjänster riktar sig till näringsidkare och organisationer. De är inte en konsumenttjänst för Mottagaren. Tvingande rättigheter enligt lag påverkas inte av Villkoren.

Avtal ingås när REGLO accepterar en order, båda parter undertecknar ett avtal eller Kunden börjar använda en aktiverad tjänst efter att ha godkänt Villkoren. Den som skapar konto eller beställer tjänsten intygar att personen har rätt att företräda Kunden.

Kunden ansvarar för sina användare, roller och integrationer. Konton är personliga och får inte delas. Inloggningsuppgifter, API-nycklar, portallänkar och andra autentiseringsuppgifter ska skyddas och får bara användas för avsett ändamål. Kunden ska omedelbart återkalla obehöriga behörigheter och underrätta REGLO vid misstänkt intrång.

REGLO får neka eller stoppa en registrering som innehåller felaktiga uppgifter, saknar behörig företrädare eller innebär en oacceptabel säkerhets-, sanktions- eller efterlevnadsrisk.

REGLO är en plattform för delar av flödet från faktura till betalning, exempelvis fakturering, påminnelser, ärendehantering, mottagarportal, avstämning, rapportering och integrationer. Vilka moduler, volymer, miljöer och funktioner Kunden har rätt att använda framgår av Avtalet.

Funktioner som visas som beta, pilot, förhandsversion eller demo får användas för utvärdering och kan ändras eller tas bort med kortare framförhållning. Demo- och testdata får inte användas som grund för verkliga betalnings- eller rättsliga åtgärder.

Inkassoverksamhet, rättsliga åtgärder, betalningsförmedling eller andra reglerade moment utförs endast när de uttryckligen omfattas av Avtalet och REGLO eller relevant partner har rätt att utföra momentet. Plattformens tillgänglighet i sig innebär inte att ett sådant uppdrag har accepterats.

Kunden ansvarar för att:

• all data, alla fordringar och alla instruktioner som lämnas till REGLO är riktiga, fullständiga, aktuella och lagliga,
• det finns avtal, rättslig grund, information och andra tillstånd som krävs för behandlingen,
• en fordran är förfallen, identifierbar och inte känd som felaktig eller redan betald innan en åtgärd beställs,
• invändningar, betalningar, krediteringar, preskription och andra förändringar meddelas utan dröjsmål,
• valda regler, konton, bokföringskopplingar, mallar och integrationsinställningar granskas före skarp drift,
• tjänsten inte används för olagliga, vilseledande, diskriminerande eller otillbörliga ändamål.

Kunden ska samarbeta vid kvalitetskontroll, rättelse, incident, invändning, myndighetsförfrågan och avslut av ett ärende. REGLO får begära underlag och pausa en åtgärd tills underlaget är tillräckligt.

Mottagarportalen ger tillgång till information och åtgärder för ett specifikt ärende. En portallänk, kod eller session är personlig eller ärendespecifik och får inte delas med obehöriga. Mottagaren ska kontakta REGLO om åtkomsten verkar felaktig eller om någon annan kan ha fått tillgång.

Mottagaren ska lämna riktiga uppgifter och inte ladda upp mer information än vad som behövs för frågan, betalningen eller invändningen. Portalen får inte användas för att angripa tjänsten, komma åt andras ärenden, sprida skadlig kod eller störa andra användare.

Att öppna ett ärende, ställa en fråga, rapportera en betalning eller använda portalen innebär inte i sig att Mottagaren erkänner betalningsskyldighet eller avstår från en rättighet. En invändning bedöms utifrån sitt innehåll och tillämplig lag. Portalens status är information; det formella innehållet i avtal, utskick, beslut och registrerade betalningar gäller vid en avvikelse.

Om något är fel ska Mottagaren invända så snart som möjligt genom den säkra portalen eller den kontaktväg som anges i utskicket. Känsliga uppgifter och fullständiga betalningsuppgifter ska inte skickas med vanlig e-post.

REGLO kan automatisera arbetsmoment och ge regelbaserade eller datadrivna rekommendationer. Kunden ansvarar för de regler, trösklar och automatiska instruktioner som Kunden själv konfigurerar och ska använda rimlig mänsklig kontroll där ett beslut kan få betydande konsekvenser.

En rekommendation i plattformen är inte juridisk, skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. Kunden ansvarar för sina affärsbeslut, om inte REGLO uttryckligen har accepterat ett separat uppdrag att fatta eller verkställa ett visst beslut.

REGLO får alltid stoppa eller lyfta ett ärende till manuell granskning vid invändning, osäker data, säkerhetsrisk, möjlig regelöverträdelse eller annan omständighet som gör automation olämplig.

Kunden behåller sina rättigheter till kunddata. Kunden ger REGLO den begränsade rätt som behövs för att lagra, strukturera, överföra, säkerhetskopiera och i övrigt behandla kunddata för att leverera och skydda tjänsten samt uppfylla lag.

När REGLO behandlar personuppgifter för Kundens räkning gäller ett personuppgiftsbiträdesavtal. För behandling där REGLO själv bestämmer ändamål och medel gäller vår integritetspolicy. Parterna ska skydda varandras konfidentiella information och endast lämna den till personer som behöver den och omfattas av sekretess.

REGLO får använda aggregerade och effektivt avidentifierade uppgifter för statistik, säkerhet och produktutveckling, förutsatt att uppgifterna inte rimligen kan hänföras till Kunden eller en fysisk person.

Priser, eventuella minimiavgifter, transaktionsavgifter, kostnadsersättningar och faktureringsintervall framgår av Avtalet eller den prislista som Avtalet hänvisar till. Mervärdesskatt och andra skatter tillkommer när det krävs.

Kunden ska betala en korrekt faktura på angiven förfallodag. En faktura som Kunden anser felaktig ska invändas skriftligen utan oskäligt dröjsmål och med en tydlig förklaring. Ostridig del ska betalas i tid. Vid sen betalning får REGLO ta ut dröjsmålsränta och lagliga avgifter.

Prisändringar för en löpande tjänst meddelas i förväg enligt Avtalet. Om ingen särskild frist avtalats meddelas en väsentlig höjning minst 30 dagar innan den börjar gälla. Kunden får då säga upp den berörda tjänsten före ikraftträdandet, om höjningen inte enbart beror på skatt, myndighetsbeslut eller en uttryckligen avtalad indexering.

REGLO och våra licensgivare äger plattformen, varumärken, design, dokumentation, modeller, API-struktur och övrigt material som inte är kunddata. Kunden får en begränsad, icke-exklusiv och icke-överlåtbar rätt att använda tjänsten under avtalstiden enligt Avtalet.

Kunden får inte kopiera, sälja, hyra ut, tillgängliggöra eller försöka härleda plattformens källkod, annat än där tvingande lag uttryckligen tillåter det. Förslag och återkoppling får användas av REGLO utan ersättning, men vi offentliggör inte Kundens konfidentiella information.

REGLO arbetar för en säker och stabil tjänst men garanterar inte helt avbrottsfri drift. Planerat underhåll meddelas i rimlig tid när det är möjligt. Supportnivåer, servicetider och eventuella särskilda servicenivåer framgår av Avtalet.

Tredjepartstjänster och integrationer kan omfattas av egna villkor och förändras utanför REGLO:s kontroll. Kunden ansvarar för sina avtal, behörigheter och uppgifter hos tredje part. REGLO ansvarar för vår egen integrationskod men inte för fel eller avbrott som uteslutande orsakas av tredje part eller Kundens konfiguration.

Kunden ska testa integrationer, bokföringsregler, leveranskanaler och betalningsflöden i avsedd testmiljö innan skarp aktivering.

REGLO får tillfälligt begränsa tjänsten om det behövs för att avvärja säkerhetsrisk, förhindra skada, följa lag eller myndighetsbeslut, hantera väsentligt avtalsbrott eller utebliven betalning. Vi ska, när det är möjligt, informera Kunden och ge möjlighet att rätta bristen innan en avstängning.

Avtalstid och uppsägningstid framgår av Avtalet. En part får säga upp Avtalet med omedelbar verkan om den andra parten begår ett väsentligt avtalsbrott och inte rättar det inom skälig tid efter skriftlig anmodan, eller blir insolvent på ett sätt som äventyrar fullgörelsen.

Vid upphörande ska Kunden betala upplupna avgifter och sluta använda tjänsten. Kunddata exporteras, återlämnas eller raderas enligt Avtalet och personuppgiftsbiträdesavtalet. REGLO får behålla uppgifter som måste sparas enligt lag eller för att hantera en konkret tvist, med fortsatt skydd och begränsad åtkomst.

REGLO ska utföra tjänsten fackmässigt och i allt väsentligt enligt Avtalet. Om tjänsten har ett verifierbart fel ska REGLO i första hand få skälig möjlighet att avhjälpa felet eller erbjuda en rimlig alternativ lösning.

Ingen part ansvarar för indirekt skada, utebliven vinst, omsättning, goodwill eller förväntad besparing, utom när sådan begränsning inte är tillåten enligt lag. REGLO ansvarar inte för en skada som beror på felaktig kunddata, Kundens instruktion, obehörig användning som Kunden kunnat förhindra eller en tredjepartstjänst utanför REGLO:s kontroll.

Om inte annat avtalats är vardera partens sammanlagda ansvar under en tolvmånadersperiod begränsat till de avgifter Kunden har betalat eller ska betala för tjänsten under samma period. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, brott mot sekretess, intrång i den andra partens immateriella rättigheter eller ansvar som inte lagligen kan begränsas. Registrerades rätt till ersättning enligt dataskyddsregler påverkas inte av denna avtalsbegränsning.

REGLO får ändra Villkoren för att anpassa dem till tjänsten, säkerhetsbehov eller regler. En väsentlig ändring meddelas minst 30 dagar i förväg när det är möjligt. Ändringar som krävs omedelbart av lag, myndighet eller akut säkerhetsrisk kan börja gälla tidigare. Om en ändring väsentligt försämrar Kundens avtalade rätt får Kunden säga upp berörd tjänst innan ändringen träder i kraft.

En part ansvarar inte för försening som beror på en händelse utanför partens rimliga kontroll och som parten inte skäligen kunnat förutse eller motverka. Parten ska informera den andra parten och begränsa konsekvenserna.

Kunden får inte överlåta Avtalet utan REGLO:s skriftliga godkännande. REGLO får överlåta Avtalet inom samma koncern eller i samband med överlåtelse av hela eller en väsentlig del av verksamheten, förutsatt att Kundens rättigheter inte försämras väsentligt.

Svensk lag gäller. Tvist mellan REGLO och Kunden ska i första hand lösas genom förhandling och annars avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. För Mottagaren gäller de forum- och skyddsregler som följer av tvingande lag.

Meddelanden om Avtalet skickas till den kontaktadress som parterna angett. Frågor om Villkoren kan skickas till hello@reglo.se.