Din data ska vara begriplig — inte gömd i finstilt text.

Den här integritetspolicyn gäller för reglo.se, REGLO Admin, REGLO:s mottagarportal och kontakt med oss. Den beskriver den behandling där Reglo Inkasso AB (”REGLO”, ”vi” eller ”oss”) själv bestämmer ändamål och medel.

När en företagskund använder plattformen för att hantera sina fakturor, påminnelser, fordringar eller mottagare bestämmer kunden normalt varför uppgifterna ska behandlas. Då behandlar REGLO uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt kundens dokumenterade instruktioner och ett separat personuppgiftsbiträdesavtal.

Vid indrivning eller rättslig hantering kan ansvarsfördelningen vara en annan eftersom vissa beslut och behandlingar följer av lag, myndighetskrav eller ett särskilt uppdrag. Du ska då få information om vem som är personuppgiftsansvarig i det meddelande eller ärende som berör dig.

Kontakt för integritetsfrågor: hello@reglo.se. Reglo Inkasso AB har verksamhetsort i Stockholm, Sverige.

Besökare och personer som kontaktar oss

• kontaktuppgifter, företag, roll och innehållet i din förfrågan,
• tekniska uppgifter såsom IP-adress, enhet, webbläsare, tidpunkt och säkerhetsloggar,
• val du gör på webbplatsen, exempelvis språk och nödvändiga sessionsinställningar.

Kontoinnehavare och behöriga användare

• namn, e-postadress, arbetsgivare, roll och behörigheter,
• inloggnings- och sessionsuppgifter från den identitetsleverantör som används,
• kontoaktivitet, ändringshistorik, supportärenden och säkerhetshändelser,
• avtals-, fakturerings- och företagsuppgifter.

Mottagare av faktura, påminnelse eller krav

• identitets- och kontaktuppgifter, kund- eller ärendenummer och adressuppgifter,
• faktura, fordran, avtal, betalningshistorik, avgifter och underlag,
• meddelanden, invändningar, betalningsrapporter, bilagor och åtgärder i portalen,
• leverans-, åtkomst- och säkerhetsloggar kopplade till ärendet.

Vilka uppgifter som faktiskt förekommer beror på vilken tjänst som används och vad företagskunden eller du själv lämnar till oss.

Vi får uppgifter direkt från dig, från den organisation du företräder, från en företagskund eller fordringsägare som använder REGLO och från system som kunden har integrerat med plattformen. Vi kan också få uppgifter från betalnings-, identitets-, adress-, kommunikations- och myndighetstjänster när det är tillåtet och behövs för den aktuella tjänsten.

Om uppgifterna kommer från en företagskund ska kunden säkerställa att den har rätt att lämna dem till REGLO och informera de registrerade när det krävs. Om vi är personuppgiftsansvariga och inte har fått uppgifterna från dig lämnar vi information enligt tillämpliga regler, direkt eller genom det meddelande som hör till ärendet.

När REGLO är personuppgiftsbiträde är det företagskunden som ansvarar för rättslig grund. REGLO behandlar då uppgifterna enligt biträdesavtalet och dokumenterade instruktioner.

REGLO är inte avsett för att rutinmässigt samla in känsliga personuppgifter. Lägg inte in uppgifter om exempelvis hälsa, religion eller facklig tillhörighet om de inte är nödvändiga för ett konkret ärende och det finns tydligt rättsligt stöd.

Om känsliga uppgifter ändå är nödvändiga för ett rättsligt anspråk behandlas de endast i den omfattning som är tillåten. Uppgifter om lagöverträdelser behandlas endast när svensk rätt medger det och med särskilda skyddsåtgärder.

Vi säljer inte personuppgifter. Vi kan lämna uppgifter till:

• företagskunden, fordringsägaren och behöriga användare som behöver uppgifterna,
• leverantörer av drift, lagring, identitet, säkerhet, kommunikation, dokumentleverans, betalning, support och ekonomi,
• juridiska ombud, domstolar och myndigheter när det krävs eller behövs för ett rättsligt anspråk,
• en köpare eller rådgivare vid en omorganisation eller verksamhetsöverlåtelse, under sekretess.

Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning omfattas av avtal, instruktioner och krav på säkerhet. När REGLO är biträde används underbiträden enligt kundens biträdesavtal och den godkännandemodell som anges där. En aktuell förteckning över underbiträden lämnas till avtalskunder och på begäran.

Vi eftersträvar behandling inom EU/EES. Om en leverantör eller dess support behandlar uppgifter i ett land utanför EU/EES säkerställer vi en giltig överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler, och vid behov kompletterande tekniska och organisatoriska skydd.

Du kan kontakta oss för information om den skyddsmekanism som gäller för en viss överföring.

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för det ändamål som de samlades in för och därefter bara om avtal, lag, tvist eller säkerhetsbehov kräver det.

• Kontouppgifter sparas under kundrelationen och därefter under en begränsad avvecklings- och preskriptionstid.
• Bokföringsunderlag sparas så länge bokföringsregler kräver.
• Ärendedata sparas enligt företagskundens instruktioner, tillämplig lag och behovet av att dokumentera ett anspråk eller en invändning.
• Tekniska loggar sparas så kort tid som är förenligt med säkerhet, felsökning och revisionskrav.
• Uppgifter i säkerhetskopior raderas genom ordinarie rotationscykel och spärras från normal användning under tiden.

När REGLO är biträde raderar eller återlämnar vi kunddata när avtalet upphör enligt kundens instruktioner och biträdesavtalet, om inte lag kräver fortsatt lagring.

Vi använder riskbaserade tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Det omfattar bland annat behörighetsstyrning, separering mellan kundkonton, krypterad överföring, loggning, säkerhetskopiering, granskning av leverantörer och rutiner för incidenthantering.

Ingen digital tjänst kan garantera absolut säkerhet. Om en personuppgiftsincident inträffar utreder och hanterar vi den och informerar ansvarig kund, registrerade eller tillsynsmyndighet när reglerna kräver det.

Beroende på situationen har du rätt att få information och tillgång till dina uppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få uppgifter raderade, begränsa behandlingen, invända mot behandling och få ut vissa uppgifter i ett portabelt format. Om en behandling bygger på samtycke kan du återkalla samtycket utan att det påverkar tidigare behandling.

Rättigheterna är inte absoluta. Exempelvis kan lagkrav, en pågående tvist eller behovet av att fastställa rättsliga anspråk göra att vissa uppgifter måste behållas.

Om REGLO är biträde ska du i första hand kontakta företaget eller fordringsägaren som ansvarar för uppgifterna. Du kan också kontakta oss på hello@reglo.se, så hjälper vi dig till rätt ansvarig. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar uppgifter.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

REGLO använder nödvändiga cookies eller motsvarande teknik för att webbplatserna, inloggningen, säkerheten och dina sessionsval ska fungera. Sådan lagring kan inte alltid stängas av utan att tjänsten slutar fungera.

På reglo.se använder vi vid denna versions publicering inte cookies för beteendebaserad annonsering. Om vi inför valfri analys eller marknadsföring kommer vi att informera om det och, när det krävs, be om samtycke innan tekniken aktiveras.

Vi kan uppdatera policyn när tjänsten, våra leverantörer eller reglerna förändras. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan. Vid en väsentlig förändring informerar vi på ett tydligt sätt i tjänsten, via e-post eller genom det aktuella ärendet innan ändringen börjar gälla när det är möjligt.

Frågor eller begäranden skickas till hello@reglo.se. Skriv inte känsliga personuppgifter eller fullständiga betalningsuppgifter i vanlig e-post. Använd i första hand den säkra portalen för frågor om ett specifikt ärende.